Comment bien organiser un évènement ?

De nos jours, de plus en plus d’évènements sont organisés, que ce soit dans un cadre professionnel ou culturel. En effet, l’événementiel constitue une solution de communication plébiscitée par les organisations pour répondre à des objectifs précis auprès d’un public ciblé. Mais pour les organisateurs d’un jour, la création d’un premier évènement requiert une certaine préparation pour aboutir au succès. Afin de les guider, voici une liste non exhaustive des points essentiels pour organiser un évènement réussi.

1. Définir le public ciblé avant d’organiser un évènement

L’identification du public visé va de pair avec la détermination des objectifs attribués à l’évènement. Il s’agit donc pour l’organisateur de choisir précisément le ou les catégories de personnes (âge, sexe, pouvoir d’achat…) qu’il souhaitera voir présentes. Ce choix lui permettra par la suite d’adapter les moyens de communication et les animations autour de son évènement.

2. Trouver le lieu idéal pour accueillir l’évènement

Le choix du lieu doit se faire en fonction du type d’évènement ou d’activités qui y seront proposés : certains évènements nécessiteront un espace à l’extérieur, une insonorisation, une certaine hauteur sous plafond, etc. Enfin, il faudra estimer le nombre de participants afin de choisir un lieu avec une capacité d’accueil suffisante.

3. Décider d’une date correspondant aux disponibilités du public

La date est généralement arrêtée en fonction des disponibilités du lieu. Toutefois il faut également retenir un jour et une tranche horaire qui conviendront à sa cible et au type d’évènement planifié. Dans certains cas, il peut être intéressant d’étudier les autres évènements prévus le même jour pour ne pas se retrouver en concurrence avec un évènement que le public visé pourrait préférer.

4. Choisir les animations pour son évènement

Concernant les animations, il peut s’agir d’un bar, d’un point de restauration, d’une performance ou bien d’activités proposées au public. Dans le cas d’activités, l’organisateur peut choisir de mettre en place une inscription préalable lors de l’achat du billet pour l’évènement, afin de faciliter son accès aux participants. L’organisateur doit également s’informer sur la réglementation en vigueur et l’éventuelle obligation de présence d’un service d’ordre ou de sécurité selon les animations qui seront proposées.

5. Mettre en place une billetterie en ligne

Lorsque l’évènement est enfin prêt à être proposé au public, il est primordial de lui présenter une billetterie attractive. Outre le tarif qui doit être adapté à la cible, il faut également que le tunnel d’inscription soit simple. Il peut aussi être intéressant de proposer des offres promotionnelles en fonction de l’heure d’arrivée ou bien des codes de réduction pour stimuler les ventes. La billetterie en ligne reste la meilleure solution pour que tout le monde puisse acheter sa place sans contrainte.

6. Bien communiquer sur son évènement

Il est fondamental de faire connaître son évènement auprès du public ciblé, et pour cela, les réseaux sociaux constituent un moyen très efficace, notamment grâce aux publications ciblées. Le but étant d’atteindre son public, l’e-mailing d’invitation peut s’avérer utile, tout comme l’affichage ou la distribution de flyers dans les lieux publics adaptés.

7. Gérer le contrôle des entrées

Pour un contrôle efficace et rapide des entrées dans un évènement, il est recommandé d’utiliser ce qu’on appelle des terminaux de contrôle, qui servent à scanner le QR code ou code barre du billet. Cette technologie permet l’identification des personnes arrivées et le suivi des entrées. Ce type de méthode est également disponible sur des applications dédiées, généralement préférées pour des évènements accueillant jusqu’à 400 personnes.

8. Interagir avec ses participants

L’intéractivité entre l’organisateur et les participants, et entre les participants eux-même, est un vecteur de dynamisme lors d’un évènement et certains outils d’animations permettent de la booster. C’est le cas notamment des bornes de photos interactives, grâce auxquelles les participants peuvent se prendre en photo à plusieurs ou bien des jeux concours. Certaines applications permettent également à l’organisateur de communiquer en temps réel avec ses participants grâce à l’envoie de notifications push sur leur smartphone. De plus, les participants utilisent de plus en plus les réseaux sociaux pour partager photos, vidéos et commentaire sur l’expérience qu’ils sont en train de vivre. Il s’agit là d’un excellent moyen pour accroître la visibilité d’un évènement sur le web et stimuler les interactions.
Pour cela, il est évidemment nécessaire de fournir un accès wifi suffisamment puissant pour que tous les participants puissent se connecter.

9. Envoyer un questionnaire de satisfaction après son évènement

A la fin d’un évènement, récolter les retours des participants permet à un professionnel d’obtenir des informations cruciales pour organiser ses futurs événements. Rapide et clair, le questionnaire de satisfaction est un bon moyen d’obtenir des avis sur des points précis de l’évènement. Ce questionnaire s’envoie idéalement par mail ou via l’application de l’évènement pour obtenir un maximum de réponses.

10. Procéder à l’analyse de données

Enfin, la dernière étape consiste à étudier les données collectées avant, pendant et après l’évènement. Ces informations peuvent donner lieu à des statistiques qui s’avéreront utiles pour organiser des évènements adaptés aux attentes du public. En effet, l’organisateur qui aura acquis une excellente connaissance de son public et de ses pratiques pourra ainsi lui proposer une expérience idéale.

Posté par

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *