9 raisons de remplacer Excel pour la gestion de vos évènements

Si Excel est perçu comme un outil accessible et précis, il est important de prendre en compte les nombreuses complications auxquelles vous pourriez être confronté si vous décidez de l’utiliser pour la gestion de vos données évènementielles. Il existe, en effet, des outils mieux adaptés pour la gestion de vos contacts.

1- Lisibilité de l’interface complexe

Sur Excel, bien que le fait de pouvoir rajouter des colonnes à l’infini soit un bon point, cela peut poser des soucis de lisibilité et de cohésion dans la configuration de vos données. À cela s’ajoute le fait que le logiciel ne dispose que d’une seule possibilité de lecture : de gauche à droite. Ainsi, rechercher une donnée dans un document Excel peut s’avérer difficile.

2- Collecte automatique impossible

Contrairement à un logiciel CRM, Excel ne permet pas la collecte automatique des données de vos participants qui est un avantage considérable pour l’optimisation du travail de vos équipes.

3- Organisation limitée des données

Le logiciel ne vous proposant pas de regrouper certaines données entre elles, la gestion des informations de vos participants n’est pas optimale. Avec un logiciel adapté, vous pourrez trier et segmenter en quelques clics les données de vos contacts en fonction de filtres précis.

4- Pas de remplissage automatique de vos groupes de contacts 

Les groupes de contacts que vous allez créer manuellement ne se rempliront pas automatiquement avec vos nouveaux contacts.

5- Utilisation simultanée de l’outil impossible 

S’il est possible de partager votre tableur Excel avec vos collaborateurs, l’outil ne vous permet pas de travailler à plusieurs sur un même document simultanément. Aucune mise à jour en temps réel n’est possible avec Excel.

6- Risque de perte de données

Si vos données sont sauvegardées de manière locale, il y a un risque de voir votre progression s’égarer. De plus, en cas d’insuffisance de mémoire vive, Excel peut tout simplement ignorer les données en trop. À cela, s’ajoute le fait que la sauvegarde automatique n’a lieu qu’à des intervalles de temps réguliers, mais pas après chaque nouvelle opération. 

7 – Reporting compliqué

Avec Excel, faire le suivi de vos données évènementielles peut s’avérer compliqué et va certainement vous demander beaucoup de temps. Avec l’utilisation d’un logiciel CRM, vos reportings se feront simplement et presque automatiquement.

8- Gestion limitée d’accès aux informations

Sur Excel, il ne vous sera pas possible de déterminer les membres de votre équipe qui auront accès à la totalité de vos données, et celles qui auront un accès limité. 

9- Pas de connexion possible avec d’autres outils

Excel ne permet pas l’association avec d’autres outils, tels que, par exemple, des plateformes de mailing, afin de pouvoir contacter vos participants. Avec un logiciel de communication connecté à votre base de données, les campagnes que vous enverrez à vos groupes de contacts se feront en quelques clics.

En conclusion, bien qu’Excel soit un outil efficace dans certaines situations, il ne l’est pas pour la gestion de vos données évènementielles, car il présente trop de risques et une perte de temps importante. Cependant, pour répondre à ces complications, il existe d’autres logiciels de gestion de données plus adaptés.  

Auteur officiel : Rebecca Auby