Student Break : Les clés du succès face aux nouveaux comportements du public étudiant

Face à un public étudiant qui réserve de plus en plus à la dernière minute, l’équipe de Student Break a dû adapter son modèle et repenser sa stratégie de remplissage. Une démarche soutenue par Yurplan pour simplifier le parcours d'achat et optimiser la relation participants. Nous avons interviewé Mathis, fondateur de Student Break, pour comprendre l’envers du décor et analyser les clés de sa stratégie. 

Pouvez-vous vous présenter ainsi que les événements que vous organisez ? 

Je m'appelle Mathis, j'ai fondé et je gère Student Break depuis septembre 2019. Initialement créé pour des événements étudiants à Lyon, aujourd'hui je suis aussi à Paris (principalement) ainsi que dans d'autres villes de France. 

J'organise environ une quinzaine de dates par saison à Paris, allant de plusieurs centaines à plus de 1 000 étudiants par événement. Je pilote et assure la production sur place moi-même. Je me déplace dans les différentes villes pour le choix des dates, des thèmes ainsi que des lieux qui varient entre péniches et clubs. 

Quels ont été les enjeux dans l’organisation des soirées de cette année ? 

Le comportement du public a changé dans toutes les villes. Les étudiants décident de sortir beaucoup plus tard, anticipent moins leurs achats et comparent davantage. Ils attendent qu'on leur donne une vraie raison de sortir ce soir-là plutôt qu'un autre, et choisissent de "sortir moins, mais mieux". 

L'enjeu principal est donc de se renouveler en permanence : nouveaux thèmes, nouveaux lieux, nouvelles animations, nouvelles cartes de boissons et nouvelles grilles tarifaires. Ce qui fonctionnait il y a 3 ans ne fonctionne plus, il faut constamment tester, mesurer et ajuster de soirée en soirée pour rester attractif face à la concurrence. 

Qu'avez-vous mis en place concrètement pour pallier ces changements ?

Pour m'adapter à leur fréquence de sortie, j'ai mis en place plusieurs ajustements, tels que le fait de tourner sur davantage de lieux, de varier le rythme des soirées et d’ajuster les prix en direct, y compris sur la carte du bar. 

J'ai également réduit la volumétrie globale en faisant moins d'événements tout en conservant la même qualité. L'ensemble de ces actions a permis de relancer et de stabiliser la fréquentation à un niveau très correct, malgré les difficultés actuelles du secteur du clubbing. 

Quels étaient vos besoins notamment en termes de billetterie ? 

Mon besoin principal se situait du côté de l'acheteur. Le parcours de billetterie doit être hyper simple et fluide. Au moment de l’inscription, je préfère que certains champs ne soient pas obligatoires. Pas besoin de télécharger une application ou de remplir un formulaire à rallonge. Le processus doit se faire en trois clics et sans bug : Nom, Prénom, Email, puis le paiement par carte bancaire ou Apple Pay. 

Hormis cela, j’ai porté une attention particulière à d’autres critères avant de choisir mon partenaire billetterie :

• L’innovation des fonctionnalités : Pouvoir générer et suivre des codes promo, configurer différentes grilles de tarifs et gérer la TVA au cas par cas.
• La simplicité d'utilisation : Une ergonomie claire pour configurer des campagnes complètes rapidement.
• La politique tarifaire : Le montant de la commission par billet est un point crucial. Sur des volumes annuels importants, une variation de seulement 10 centimes par billet peut représenter plusieurs centaines, voire milliers d'euros à la fin de l'année.

En quoi une tarification transparente et juste par billet devient-elle un enjeu financier majeur ?

Quand on fait beaucoup de volume, l'augmentation d'une commission au billet se chiffre très vite en milliers d'euros à la fin de l'année. C'est pour cette raison que je reste chez Yurplan plutôt que de passer à 100 % sur un distributeur, dont les frais sont beaucoup trop élevés pour être utilisés à plein temps. 

Quelle a été votre stratégie de communication pour remplir vos événements ? 

Instagram est le canal organique principal via des posts, Reels, stories où j'ai une communauté de près de 20 000 abonnés sur Paris. Je complète avec du contenu sponsorisé. 

Ensuite, j'utilise le CRM/l'emailing de Yurplan pour toucher tous ceux qui sont déjà venus à mes soirées et qui n'auraient pas vu passer la communication sur Instagram. J'y glisse souvent un code promo pour récompenser leur fidélité et déclencher des achats de dernière minute, ce qui convertit très bien car ce sont des clients déjà satisfaits. 

Je travaille aussi avec des BDE d'écoles à qui je propose des codes promo avantageux pour leurs étudiants. Enfin, je mets parfois un petit quota de billets sur des distributeurs externes. Bien que leurs frais soient 4 fois supérieurs. 

Pourquoi un CRM intégré nativement à la billetterie est-il plus stratégique pour vous ? 

C'est beaucoup plus simple, cela évite les allers-retours et les imports/exports manuels de bases de données avec un outil externe. C'est un gain de temps énorme, par exemple pour envoyer directement depuis la billetterie une promotion ciblée à sa base.

Quel rôle joue la donnée dans votre stratégie et qu’avez-vous mis en place pour la récolter ?

Elle joue un rôle central, particulièrement sur le timing. Comme le public décide très tard, l'envoi d'un ou deux rappels au bon moment permet de déclencher de nouvelles vagues de ventes. Je choisis d'envoyer mes campagnes d'emails à des heures où les étudiants sont ensemble en cours, à l'école ou à l'université. Ainsi, ils lisent le mail en étant entourés de leurs amis, ils peuvent en parler directement et se motiver ensemble. 

Pour les données participants, je fais le choix assumé de récolter le minimum c'est-à-dire uniquement nom, prénom et email, pour ne pas décourager les acheteurs. Pour tracker l'origine des ventes, j’utilise des codes promo distincts c'est-à-dire un code par canal ou un code spécifique par BDE. 

Je récolte également de la donnée post-événement en envoyant systématiquement le lendemain un formulaire de satisfaction anonyme à tous les participants. Je regarde toujours les retours afin de savoir par exemple si c'est leur première venue ou comment ils ont connu la soirée. 

 À quoi ont-elles servi par la suite ? 

In fine les données de vente me permettent d’ajuster mes budgets de communication payante sur Instagram selon l'envergure de l'événement, la saison et la vitesse d'écoulement des billets. 

Quant aux formulaires post-événement, ils me servent à récolter les avis, positifs comme négatifs, sur la musique, l'ambiance, le lieu ou le prix des consommations, dans une démarche d'amélioration continue. 

Comment Yurplan a t-il pu vous accompagner pour accomplir tout ça ? 

Je connaissais déjà Yurplan en tant que client. En tant qu'organisateur, Yurplan m'accompagne avec un suivi personnalisé. J'ai toujours eu un interlocuteur réactif pour m'aider à configurer mes billetteries ou régler d'éventuels soucis. Ce qui est très appréciable aussi, c'est l'écoute. On se sent consulté sur nos besoins d'organisateurs. 

Que diriez-vous à quelqu’un qui hésite à utiliser Yurplan ? 

Je lui dirais que c'est un excellent choix pour offrir une expérience simple aux utilisateurs tout en maîtrisant ses coûts. La plateforme permet de configurer ses événements de manière très complète et intuitive. Le tracking est efficace et le fait d'avoir toute sa base CRM et ses participants centralisés en interne est extrêmement utile. C'est l'outil parfait pour monter un premier événement de manière fluide.