Comment organiser une soirée de fin d’année pour votre entreprise ?


Les festivités de fin d’année font partie d’une tradition très ancrée dans l’esprit des français. Traditionnellement organisé au mois de décembre, l’évènement de fin d’année est une bonne occasion de revenir sur les mois passés ensemble et de remercier vos collaborateurs pour leur travail juste avant les fêtes de Noël. Le tout dans une ambiance plus décontractée et festive. Découvrez ici comment organiser une soirée de fin d’année qui correspond à votre culture d’entreprise.


Définir le budget dédié à votre soirée de fin d’année


Votre budget est le point de départ de votre organisation. De là découle la marge que vous avez concernant la location du lieu, les prestataires auxquels vous pourrez faire appel ou encore le type de restauration que vous proposerez à vos collaborateurs.


Choisir la bonne date


Le choix de la date peut être un véritable casse-tête quand on essaye de réunir un maximum de monde. Principalement à l’approche des fêtes, tous vos collaborateurs auront un emploi du temps déjà bien chargé. L’heure du dîner est généralement privilégiée. En effet, lors du déjeuner tout le monde n’a pas la possibilité de participer à l’évènement (on peut prendre l’exemple des postes en relation direct avec vos clients).


En ce qui concerne les évènements d’entreprises, évitez d’organiser votre soirée en weekend. Ce sont des jours sacrés pour vos collaborateurs, un moment où ils peuvent se reposer et profiter de leurs proches. L’idéal est d’opter pour un soir en semaine. Généralement, les soirées d’entreprises se portent sur le jeudi : vous pouvez vous dirigez ensemble vers la soirée après la journée de travail et vos invités auront l’occasion de récupérer rapidement pendant le weekend.


Choisir un lieu adapté


Pour réserver le lieu pour votre soirée de fin d’année avec votre entreprise, il faut s’y prendre suffisamment tôt.


Avant tout, il est important un endroit qui ressemble à votre entreprise et qui respecte aussi ses contraintes :

  • Le type d’évènement : apéro, dîner, teambuilding, fête…

  • Le nombre d’invités : le lieu choisi dépend grandement de sa capacité d’accueil. Entre une startup ou un grand groupe, le choix ne sera pas le même !

  • L’intention derrière cette réunion de collaborateurs : Si vous comptez faire une discours, il faudra une salle spacieuse avec une certaine acoustique et privatisée. Si vous souhaitez faire vivre une expérience particulière à vos invités, lancez-vous dans la recherche d’un lieu atypique avec une ambiance de noël par exemple. Si vous souhaitez faire des animations ou proposer des espaces de convivialités, il faudra aussi le prendre en compte dans le choix de votre lieu.

  • La localisation : ici notamment on pense sécurité. Si de l’alcool est à disposition lors de votre soirée, choisissez un lieu central, accessibles en transports en commun, prévoyez des navettes ou un hébergement à proximité.

Photo représentant une salle de repas avec de grands vidéos projecteurs

Communiquer sur votre évènement auprès de vos collaborateurs


L’objectif maintenant est de réunir un maximum d’invités. Communiquez sur votre évènement en amont à l’aide de différents supports :

  • Affiches aux points stratégiques

  • Mails

  • Flyers

  • Distribution d’invitations

  • Création d’un évènement privé sur Facebook …

Certaines informations sont indispensables dans vos communications comme :

  • La date

  • Le lieu (ainsi des informations concernant l’accessibilité)

  • Le thème (si vous proposez un dresscode spécial Noël par exemple)

  • Une date limite à laquelle les collaborateurs peuvent s’inscrire

Anticiper le nombre de participants


Il est important d’avoir une idée du nombre de participants pour votre organisation. Cela vous permettra d’anticiper les quantités de nourritures, d’organiser les animations ou encore de préparer le bons nombre de goodies si vous souhaiter en distribuer. Vous pouvez utiliser un système d’inscription en ligne pour avoir collecter le nombre de collaborateurs qui confirment leur venue.


C’est aussi le bon moment pour leur proposer des questions à l’aide de formulaires. Ont-ils un régime alimentaire particulier ? Vont-ils venir avec leur conjoint ? Sont-ils véhiculés ? Seront-ils présents uniquement lors de l’apéritif ou également lors du repas ? Toutes ces informations vous permettront d’avoir une meilleure visibilité sur votre soirée d’entreprise et de planifier au mieux l’organisation.


Préparer votre buffet


Deux options se présentent à vous pour organiser un vrai repas de fête : soit le lieu qui accueillera votre évènement propose un service de restauration, soit vous pouvez faire appel à un traiteur. Ici encore, c’est l’ambiance de votre soirée d’entreprise qui définit le format du repas. Un buffet debout est propice à l’échange pour un maximum de convivialité. Pour un effet plus chic, un dîner assis avec un service à table sera plus approprié. En fonction du nombre de collaborateurs présents, il faudra organiser la disposition de la salle, proposer un plan de table, briefer les serveurs. Tous ces détails prennent du temps dans l’organisation de votre soirée de fin d’année.


Veillez à proposer différents types de menus pour satisfaire les différents régimes. Certains de vos collaborateurs ne consommes peut-être pas de viande, ou d’alcool. L’idéal sera que chacun puisse trouver un met qui lui convient parfaitement.


Photo représentant une groupe de personne attablée levant leur verre de champagne

Prévoir des animations


Quizz, karaoké, concert, spectacle, escape game, babyfoot, billard, piste de danse …. les possibilités d’animations sont très nombreuses. Vous pouvez faire appel à des animateurs pour l’ambiance de votre soirée. Les activités sont de très bonnes occasions de fédérer votre équipe et de créer des souvenirs communs à l’approche de Noël. Si votre budget le permet, un petit cadeau à emporter reste toujours apprécié lors des fêtes de fin d’année.


Nous vous accompagnons dans l’organisation de vos soirées. N’hésitez pas à venir tester nos outils, sans engagement et sans frais.


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