5 points sur lesquels se concentrer pour réussir son évènement hybride


L’évènement hybride se fait une place de choix dans le secteur évènementiel, surtout depuis cette année 2020. Forcés de se réinventer face aux nouvelles contraintes de ces derniers mois, de nombreux professionnels de l’évènementiel se tournent vers cette solution qui conjugue parfaitement le maintien d’un évènement physique à petite jauge et les avantages d’un évènement live streaming. Voici quelques éléments que vous devez prendre en compte pour réussir votre évènement hybride.


1. Capter l’attention de vos participants …


Que votre évènement soit virtuel, réel ou hybride, il faut bien définir le message à faire passer à vos participants et le fil conducteur de l’expérience que vous leur proposez. Après une identification claire du thème et du storytelling de votre évènement, l’expérience de vos participants peut commencer. 


Il est tout de même important de savoir que le taux d’attention de votre audience n’est pas constante. Ceci concerne les participants réels comme ceux virtuels. John Medina, biologiste du développement moléculaire et professeur à l’université d’État de Washington, révèle dans ces travaux Les 12 Lois du cerveau que le taux d’attention d’un adulte diminue de 80 % au bout de 10 minutes. Si on prend l’exemple d’une formation ou d’une conférence, dès cet instant, l’interlocuteur mémorise moins bien. De plus, le risque de déconcentration d’un participant virtuel est d’autant plus important. Il peut très simplement quitter votre évènement si le sujet ne le stimule pas.


Le challenge sera donc de retenir votre audience grâce à une proposition de contenu et de valeur tout au long de votre évènement, en évitant les sessions à rallonge. 


2. …mais aussi la maintenir


Ici encore, l’évènement hybride vous met face à un challenge supplémentaire avec des participants en ligne. Le moindre temps mort peut engendrer une perte d’audience. De plus, les sollicitations qui peuvent déclencher le départ du participant sont bien plus nombreuses : notifications, discussions en parallèle ect…


L’objectif est que vos participants virtuels ne se sentent pas passifs. Il faut les intégrer pleinement dans votre évènement en les sollicitant régulièrement. Vous avez plusieurs moyens de mettre en place de l’interactivité pour stimuler vos participants : 

  •  des quiz pour casser la monotonie d’un discours trop long et engager le participant dans son expérience

  • des votes, des questions/réponses pour lui donner le sentiment d’avoir réellement contribué à l’évènement et que son avis compte

  • un hashtag officiel pour augmenter l’engagement de vos participants et faire parler de vous sur les réseaux sociaux

  • un tchat avec un animateur pour favoriser les échanges entre vos participants virtuels et les faire prendre place au sein d’une communauté. 

Image représentant un groupe de participants en chat live streaming pendant un évènement hybride

3. Réussir son évènement hybride c’est s’impliquer autant dans le réel que le virtuel 


Vos participants virtuels doivent se sentir tout aussi important et impliqués que ceux présents physiquement à l’évènement. Les deux expériences doivent être en adéquation avec l’univers de votre évènement pour que celui-ci soit bien reconnaissable.


Par exemple, après avoir établit les préparatifs de la salle, la décoration et le parcours de vos participants, il faudra porter une attention particulière à l’expérience de vos participants virtuels. Si vous n’avez jamais entendu parlé d’UX (User Experience) et d’UI (User Interface), c’est le moment de vous pencher sur le sujet. Vous devez vous mettre à la place de votre participant virtuel pour lui proposer une expérience fluide et intuitive.


Certaines animations peuvent être en parfaite synchronisation entre le réel et le virtuel comme des votes ou des quiz. En salle, la participation peut se faire via une application tandis que ceux virtuels ont un accès à partir de leur espace en ligne. Ceci permettra de mettre tous vos participants sur la même échelle et au même degré d’implication. D’autres activités comme le networking ou le matchmaking peuvent se faire autant en présentiel que virtuellement grâce à une salle dédiée à la rencontre d’exposants. 


Image représentant une caméra en train de filmer une conférence pour sa rediffusion live streaming

4. Anticiper les problèmes techniques


Les problèmes techniques peuvent avoir une conséquences désastreuses sur votre audience virtuel. Problèmes de son, d’images, bug, compatibilité avec les navigateurs… Dans la vie réelle, si un participant se trouve seul face à une porte fermée à l’heure de votre évènement, il part. De la même façon, si vos participants se trouvent face à un évènement virtuel qui semble ne pas fonctionner, vous perdez en moyenne 15 à 30 % de votre audience.


Pour éviter ceci, il est indispensable de prendre le temps de bien tester vos outils et le parcours à la place de vos participants. Ceci permettra d’identifier les problèmes qu’ils peuvent rencontrer. Vous avez tout intérêt à vous entourer de professionnels qui pourront vous accompagner dans cette nouvelle expérience d’organisation pour réussir votre évènement hybride.


Au même titre que vous placez des points d’information dans votre évènement physique, vous pouvez mettre en place des salles d’attentes virtuelles ou une salle d’assistance avec une personne en charge de guider les participants dans votre évènement en ligne.


5. Évaluer votre ROI pour assurer la réussite de vos prochains évènements hybrides


Grâce à votre billetterie en ligne et votre version virtuelle, vous collectez de nombreux indicateurs chiffrés

  • taux de participation

  • analyse des pertes d’audience

  • réponses aux questionnaires que vous soumettez aux participants

  • récupération de contenu que vous mettez à disposition (avec le taux de clics, de téléchargement)

  • taux d’engagement …

illustration représentant le tableau de bord des vendtes d'un évènement hybride sur Yurplan


L’analyse de ces données vous permettra d’avoir une connaissance précise de votre audience, mais aussi de ce qui a fonctionné et ce qu’il faut améliorer. Vous pourrez alors proposer des communications ultra personnalisées et construire une communauté qui vous suivra sur vos prochaines éditions. 


Vous avez un projet d’évènement hybride ? N’hésitez pas à contacter notre équipe.

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